Slim feedback geven en ontvangen? Dit is hoe je dat aanpakt

Functioneringsgesprekken hebben hun langste tijd gehad. Millenials - in 2020 de grootste groep arbeidskrachten - zijn op zoek naar werkplekken waarin ruimte is voor zelfontplooiing. Op zulke plekken coachen teams elkaar. Niet jaarlijks tijdens een verplicht gesprekje met de baas, maar door doorlopend met elkaar in gesprek te gaan over elkaars functioneren. Hoe pak je dat een beetje slim aan?

Als een bedrijf een beetje met de tijd mee wil gaan, doen ze er goed aan een cultuur te creëren waarin werknemers zelf verantwoordelijkheid krijgen voor hun ontwikkeling, doelen en prestaties. Elkaar één keer per jaar de maat nemen tijdens een functioneringsgesprek is in zo’n geval niets meer dan een hopeloos ouderwets aandenken uit vroegere tijden. De markt verandert in hoog tempo en de manier van werken verandert mee. Steeds vaker draait het in organisaties om netwerken van (multidisciplinaire) teams die elkaar coachen, in plaats van hiërarchie. Directe collega's weten vaak veel beter dan een manager waarin iemand uitblinkt en welke punten verbetering vragen. Bovendien kunnen zij sneller feedback geven, niet pas maanden later in een functioneringsgesprek. Prettig, want feedback is vooral nuttig als het meteen in de praktijk gebracht kan worden.

Oke, da's duidelijk. Nu het moeilijke werk. Want op een constructieve manier feedback geven en ontvangen kan nog knap lastig zijn. Natuurlijk wéten we wel dat terugkoppeling over elkaars functioneren nodig is om elkaar vooruit te helpen. Maar we willen anderen ook niet kwetsen en het liefst ook nog een beetje aardig gevonden worden. Daarom draaien we vaak eindeloos om de hete brij heen. Herkenbaar? Hou dan voortaan deze paar simpele dingen in het achterhoofd.

Een ommetje maken

Allereerst is het belangrijk om helder te hebben wat het betekent om feedback te geven. Het is geen kwestie van ongegeneerd kritiek spuien, maar een middel om elkaar te helpen en stimuleren. Het doel zou altijd moeten zijn: een samenwerking of situatie verbeteren. Belangrijk is dan ook dat er tijdens zo'n feedback-moment sprake is van gelijkwaardigheid, vertrouwen en wederzijds respect (ook als er een functionele hiërarchie is). In een volle vergaderruimte en public iemand aanspreken op een slordige presentatie is een no-go. Iemand achteraf even apart nemen werkt beter. Pro-tip: maak een korte wandeling. Dat voelt een stuk minder ongemakkelijk als tegenover elkaar zitten in een uitgestorven bedrijfskantine.

Nieuwsgierig naar wat New Heroes voor jouw organisatie kan betekenen? Vraag een gesprek of demo aan.

Focus vooral op wat wél goed gaat

Positieve feedback levert vaak meer resultaat op dan negatieve feedback. Mensen leren meer van horen wat ze wél goed hebben gedaan, dan van horen wat ze níet goed hebben gedaan. Een ontvanger van positieve feedback zal alles in het werk stellen om een taak de volgende keer op dezelfde bejubelde manier te voltooien. Krijgt iemand alleen te horen waarin hij of zij tekort schoot? Dan voelt het voor die persoon vooral als falen. Zeker als niet duidelijk wordt aangegeven hoe ze iets beter hadden kunnen doen. Dan demotiveert de feedback alleen maar.

Observeren in plaats van interpreteren

Toch ontkom je er soms niet aan om negatieve punten aan te stippen. Let er in zo'n geval op dat het gesprek gaat over iemands gedrag. Op de persoon spelen is makkelijker (zeker als er frustratie in het spel is), maar het brengt niemand dichter bij het doel: een situatie of samenwerking verbeteren. Nog zo'n belangrijk punt: geef altijd feedback aan de hand van jouw eigen ervaringen, niet gebaseerd op verhalen of roddels van collega's. Spreek je iemand aan? Gebruik dan observaties in plaats van interpretaties. Zeg dus niet: 'je bent boos he', maar wel 'ik merk dat je je stem verheft'. Op die manier voorkom je dat een gesprek uitloopt op emotioneel pingpongen zonder concreet resultaat.

Gebruik de ik-boodschap

Wanneer je vooraf goed hebt nagedacht wat je wil gaan zeggen, kun je iemand aanspreken. Let er wel op dat je de ik-boodschap gebruikt. Geef aan wat je hebt waargenomen, welke gevolgen dat gedrag voor jou heeft, wat dit met jou doet én hoe je het anders zou willen. Eventueel zou je nog een oplossing kunnen aandragen, maar nog beter is het om iemand zelf conclusies te laten trekken. De kans op verandering is groter als iemand zelf een oplossing verzint.

Tot slot: vergeet het niet aan personen terug te koppelen als je verbetering ziet. Op die manier voelen mensen zich gezien en gewaardeerd, waardoor ze gemotiveerd aan de slag blijven. Een open feedbackcultuur creëren hoeft niet moeilijk te zijn. Wees gewoon betrokken bij elkaars ontwikkeling en coach elkaar op een opbouwende manier. Op die manier is er ruimte voor échte zelfontplooiing. Daar hebben niet alleen medewerkers baat bij, maar ook de organisatie als geheel. Een klassiek gevalletje twee vliegen in een klap, wie wil dat nu niet?