To-do-lijstjes zijn voor losers

To-do-lijstjes, wie kent ze niet. Ze geven je het gevoel alsof je je planning aardig op een rijtje hebt, maar iedere keer als je op het einde van de dag een blik op het half afgevinkte lijstje werpt zakt de moed je weer in de schoenen. Zo van: ‘Hé, leuk dat je het geprobeerd hebt, maar het is weer niet gelukt vandaag, jammer!’ Eigenlijk is er geen ontkomen aan: to-do-lijstjes zijn voor losers.

Maar waarom werken die goedbedoelde lijstjes nou niet? En voor de echte addicts: hoe zorg je ervoor dat zo’n dagplanning wél werkt?

1. Er komt geen eind aan

Van het halen van hondenbrokken tot het uitdenken van een nieuwe marketingstrategie: écht alles staat op je to-do-lijst. Bij elke brainwave kladder je weer een nieuw puntje onder je opsomming. Zeker, zo’n lange to-do-lijst ziet er superprofessioneel uit. Het geeft ons een gevoel van nuttig en succesvol zijn. Maar iedereen weet dat werkdagen nooit volgens de zorgvuldig opgestelde to-do-lijst verlopen. Je rolt van meeting naar ad hoc klus en tot overmaat van ramp moet er vaak nog ergens een brandje geblust worden. Aan het eind van de dag heb je met pijn en moeite welgeteld twee taken afgestreept. De rest van de 398 to do’s blijft je wanhopig aanstaren. Onbegonnen zaak dus.

Hoe moet het dan wel?
Het denken aan die 398 andere to do’s vreet energie en zorgt ervoor dat je minder productief bent. Zo’n lange takenlijst maak je meestal uit gewoonte. Een gewoonte die we héél erg snel aan de wilgen moeten hangen. Geef jezelf een maximaal aantal to do’s per dag, bijvoorbeeld vijf. Zo blijven je doelen haalbaar. Al die tientallen andere dingen die in je hoofd rondspoken krabbel je op je zogenaamde ‘Mind dump’. Schrijf het op om het uit je systeem te krijgen en leg deze aantekening vervolgens weg. Echt weg. Dus niet zo van ‘als ik deze formulieren aan de kant schuif zie ik het lekker toch’-weg. Op deze manier ga je fris aan de slag en ben je af van onnodige ballast.

Mis nooit meer iets van New Heroes! Vergeet dan niet om onze Facebook-pagina te liken en meld je aan voor onze nieuwsbrief.

2. To-do-lijst wordt verlanglijst

Daarnaast willen we vooral ook heel erg veel. We kijken daarbij niet realistisch naar de tijd die we hebben om die waslijst af te werken. Sommige taken kosten gewoon erg veel tijd. Er moet een knop bij je omgaan, die ervoor zorgt dat je alleen op je to do list zet wat je kán doen, niet wat je wílt doen. Dat is een wezenlijk verschil.

Hoe moet het dan wel?
Bedenk voor elke taak op je to do lijst van tevoren hoeveel tijd deze in beslag gaat nemen. Zo zie je voordat je aan de slag gaat al of jouw lijstje haalbaar is. Ook biedt dit de kans om jouw taken op basis van tijdsduur ‘in te plannen’, bijvoorbeeld tussen je andere afspraken in.

Je to do's zijn niet specifiek

Pak nou eens jouw to do lijst van een paar weken geleden erbij. Wat staat erop? Ben jij van het type: ‘marketingactie bedenken’ of ‘Kees Jansen bellen over tarieven 1000 flyers voor B2B event 16 februari’?

Ben je van het eerste type, dan maak je het voor jezelf al moeilijker dan werkelijk nodig is. Taken lijken hierdoor ontzettend ‘groot’ en de drempel om eraan te beginnen is onnodig hoog. 

Hoe moet het dan wel?

Deel jouw to do’s op in kleinere, concrete taken. Een blog schrijven? Dat schrijf je voortaan zo op:

• Blogonderwerpen bedenken voor week 3
• Blog ‘...’ schrijven
• Passend beeld voor blog ‘…’ zoeken
• Blog ‘...’ Plaatsen in CMS systeem

Je to-do-lijst wordt zo behapbaar. En zelfs wanneer je de hele dag van meeting naar meeting rent, kun je vast nog een paar van die klusjes oppakken – ja, echt.

Probeer deze tips eens uit. Wedden dat je to do lijst zo overzichtelijker wordt? En dat je jezelf voortaan onoverwinnelijk voelt wanneer je zelfs het laatste puntje op je lijst meedogenloos doorstreept? Ha! En mooi meegenomen: je geliefde notitieboek hoeft nog niet in de prullenbak.

Meer leren over plannen en organiseren? Volg dan eens onze training over hoe jij je tijd het beste kan indelen.